Wabup Sanjaya, Saatnya Meluruskan Paradigma Petingnya Kearsipan

Tabanan,mediapelangi.com– Keberadaan arsip sebagai sebuah dokumen penting harus diakui masih sangat rendah. Tidak terkecuali pada lingkungan birokrasi yang setiap saat bersinggungan dengan hal ini.

Hal tersebut tidak lepas dari paradigma dan persepsi tentang kearsipan yang keliru. Bahkan, di jajaran birokrasi, pandangan seperti itu membuat keberadaan lembaga yang mengurus kearsipan seperti Dinas Perpustakaan dan Arsip seolah termarginalkan.

Realita itu diungkapkan dengan gamblang oleh Wakil Bupati Tabanan I Komang Gede Sanjaya saat memberikan arahan dalam Penyerahan Hasil Audit Eksternal Kearsipan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Bali, Senin (4/12).

Untuk dimaklumi, hasil audit yang pertama kalinya digelar ini membuat Tabanan harus menerima predikat buruk. Karena itu, Wakil Bupati Sanjaya dalam kesempatan itu menekankan agar persepsi dan paradigma tentang kearsipan harus diluruskan dan jangan dipandang sebelah mata.

“Mengenai penilaian tentang kearsipan yang buruk itu, jujur saya sampaikan bahwa ini (audit) merupakan yang pertama kalinya. Setahu saya, selama ini ada paradigma yang berkembang bahwa organisasi perangkat daerah yang menangani kearsipan ini tidak diperhitungkan atau tidak strategis di lingkungan birokrasi. Seolah-olah yang bertugas di sana seperti termarginalkan. Ini sebuah kekeliruan besar,” tegasnya.

Realita yang keliru itu diungkapkan Wakil Bupati Sanjaya di hadapan undangan yang hadir seperti jajaran pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkab Tabanan, camat atau perwakilannya, sampai dengan jajaran OPD.

Padahal, sambung dia, di negara-negara maju kegiatan pengarsipan itu merupakan hal yang penting dan memiliki peran vital. Baik di benua Eropa atau Amerika. Peradaban dan perkembangan negara mereka terarsipkan dengan baik. Sehingga bisa menjadi acuan untuk melakukan pembangunan di kemudian hari.

“Mereka begitu penting menempatkan arsip. Jalannya peradaban maupun negara mereka tercatat dengan baik. Mulai dari sebelum masehi sampai dengan masehi. Kalau mau mencari data apapun, tidak sulit bagi mereka. Saya rasa depo arsip seperti yang disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (I Wayan Kotio) memang sangat diperlukan sekali. Tidak cuma untuk sekarang, tapi buat generasi kita ke depannya,” imbuhnya lagi.

Fungsi arsip dalam hal kebirokrasian juga sangat vital. Sebab, menurutnya, arsiplah yang akan membantu proses penyusunan rencana pembangunan, melacak aset-aset yang dimiliki pemerintah daerah, sampai dengan hal lainnya yang berkaitan dengan tugas kewilayahan. Semisal perjalanan karir seorang maestro seni tari, I Ketut Maria, yang menjadi ikon Tabanan.

“Kita bangga punya maestro I Ketut Maria. Tapi kalau kita cari referensi atau sejarah perjalanan karirnya, saya bisa pastikan akan susah menemukannya. Paling kita hanya bisa mencari di Google saja. Di dinas yang berkaitan dengan ini pasti tidak ada. Jadi kedepannya, semua pihak harus duduk bersama. Menyamakan persepsi tentang kerasipan ini. Sehingga peran dan fungsi arsip itu jangan dipandang sebelah mata,” tegasnya.

Karena itu, dalam kesempatan tersebut, Wakil Bupati Sanjaya juga berusaha untuk memotivasi jajaran Dinas Perpustakaan dan Arsip Tabanan agar tidak merasa kecil hati dengan berkembangnya persepsi dan paradigma tersebut. Sebab, kedepannya eksistensi OPD tersebut juga memiliki peranan vital bahkan sampai rentang waktu berabad-abad.

“Kalaupun hasil audit sekarang buruk, asal ada visi misi dan keinginan untuk lebih maju lagi, saya yakin predikat itu akan berubah menjadi baik di tahun depan,” pungkasnya.

Sebelumnya, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tabanan I Wayan Kotio dengan terbuka menyampaikan bahwa hasil audit Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Tabanan pada tahun ini adalah buruk. Penyebabnya tidak lain adalah ketidaksanggupan Tabanan dalam memenuhi kriteria penilaian.

“Saya tidak malu menyampaikan ini. Kebetulan Tabanan mendapatkan poin 18 dari range penilaian dari nol sampai dengan seratus. Jadi beberapa aspek yang telah dinilai tim audit bahkan ada yang nilainya nol. Tiga aspek yang nilainya nol itu antara lain SDM, sarana prasarana, dan program kerasipan seperti penyusutan yang tidak jalan,” ungkapnya.

Sejatinya, sambung dia, program kearsipan sudah dirancang pada tahun ini. Namun proses audit yang diselenggarakan pihak provinsi berlaku untuk program yang berlangsung selama 2016 lalu.

“Kita sudah lakukan evaluasi. Ketersediaan anggaran juga memang menjadi persoalan utama kita. Bagaimana kita jalankan program kalau memang anggaran tidak ada. Di perubahan pun kami juga sudah usulkan, namun kegiatan kerasipan mungkin belum masuk dalam prioritas,” imbuhnya.

Selain itu, sambung dia, pihaknya juga sudah melakukan salah satu poin dari hasil evaluasi yakni melakukan studi banding ke daerah lainnya. Dari hasil studi banding tersebut, depo arsip memang harus ada sebagai sebuah tempat penyimpanan arsip inaktif dari masing-masing OPD.

“Kita juga punya mimpi seperti itu. Usulan ini akan terus kami sampaikan dalam penyusunan anggaran. Begitu juga dengan ketersediaan SDM yakni arsiparis. Minimal Tabanan punya 12 tenaga fungsional di bidang ini. Namun, sejauh ini baru tujuh orang yang kami usulkan. Tapi itu juga tidak mudah karena ada prosesnya,” ujarnya. (hms-mp)